日本エスエム株式会社様

【課題】属人化した情報が業務効率化の障壁になっていた

担当者がそれぞれ「自分のデータ」を抱え込む

藤田氏が日本エスエムに入社したのは2012年。前職ではシステム営業職の経験がありましたが入社後5年間は公共事業の工事管理業務に携わり、その後、総務部門に配属され会社全体のIT業務を担当しています。同社には独立した情報システム部門はなく、総務部門が管轄しているとのこと。

藤田氏は工事管理業務の現場にいた際に、業務管理方法が担当者ごとに異なるため基幹システムへのデータ入力が煩雑化し、さらに部門内での情報共有もうまくできないことに課題を感じていたといいます。
例えば、ガードレールやフェンスの設置など自治体の公共工事を担当する公共安全事業部では当時5名の営業担当が、大小合わせて年間600～700件の工事を担当していました。図面や仕様書から積算する工事費の見積りはExcelで作成し、見積りに対してかかった外注費や材料費は、担当営業が手書きの工事日報に記入。これらを事務スタッフが基幹システムに入力し原価や売上を計算していたとのこと。

総務部
藤田 健太郎様

「工事見積りや関連する情報はそれぞれの担当者がExcelで作成・管理していたため、担当者が不在だと、必要な情報に誰もアクセスできないといった事態が日常的に発生していました。また、見積り、工事日報、売上伝票には得意先名や工事件名など共通した項目がありましたが、データが関連づいていないためその都度、入力し直すという二度手間・三度手間が発生していました。」そう当時を振り返る藤田氏。同様の問題はビルメンテナンス事業部でも発生していたと指摘します。

マンション管理業務でも同様の課題を抱える

ビルメンテナンス事業部が管理するマンションは、全棟管理・部分管理を合わせて400棟以上。物件ごとに清掃・点検の時期や業者への発注といった情報を管理する必要があります。

「ビル・マンション管理業務でも物件担当者ごとにExcelで業務を管理していて、情報共有が不十分だったのは工事管理業務と同様でした。問い合わせがあっても担当者が不在の場合は折り返して連絡することになり、お客様をお待たせすることがしばしばでした。」

そこで藤田氏は業務に関する情報を一元的に管理して部内で共有できるようにするシステムの構築を目指し、まずは工事管理業務のシステム化に着手します。

【選定】システムを内製できるプラットフォームが必要だった

ウェブ検索で探し出した『Forguncy』

業務を効率化するためにシステムを導入する際には、パッケージソフトの導入やSIによる委託開発など、さまざまな方法がありますが、藤田氏は『Forguncy』によるWebシステムの内製を選択。その理由を次のように説明します。

「現在の基幹システムはカスタマイズされたパッケージソフトを使用しているのですが、ユーザーの要望をすぐに叶えたくても、開発を委託すると時間もコストもかかります。そこで基幹システムでの機能追加ではなく、身動きの取りやすい内製を検討しました。ただし、IT担当は自分一人しかいないので開発工数を極力抑える必要がありました。また、現場の担当者が日常的に利用しているExcelのような画面設計ができる方が導入や運用がスムーズに行えると考え、情報収集を行っているうちに『Forguncy』に行きあたりました」。

さらに、内製したシステムを展開するサーバーの保守工数を抑えるため、カゴヤ・ジャパンの「Forguncyプラン」を採用。その理由として藤田氏は、「いわゆる“ひとり情シス”なので、管理するサーバーを増やしたくなかった」と打ち明けます。

無料評価版を使って1ヶ月で工事管理システムの原型が完成

『Forguncy』には、すべての機能を90日間試せる無料評価版が用意されています。藤田氏が『Forguncy』の導入を検討する際に、無料評価版を使って工事管理システムの試作を開始したのは2017年のことでした。試作を開始して1カ月ほどで、現在運用している工事管理システムの原型が完成したといいます。

「自分自身は本格的なプログラミングを学んではいませんが、『Forguncy』であればシステムの内製化は十分に可能だと確信しました。」

その後、『Forguncy』が本格導入されることになりますが、無料評価版で開発された工事管理システムはそのまま本番運用され、現在に至っています。

【開発】サポートセンターを活用して、必要な機能を実装

ユーザーの意見を集約して開発を進めた

工事管理システムは、見積りを作成することで工事案件をレコードとしてForguncyのデータベースに登録します。工事売上伝票は見積りと紐付いていて伝票入力画面から材料、外注費、諸経費を区分して入力すると原価と粗利益が算出されます。これにより、工事案件情報を一元的に管理でき情報の共有が可能となり、基幹システムに登録する際の工事日報の自動出力も実現し手書きを廃止できたとのこと。

工事管理システムを開発するにあたって、最初に取り組んだのは、営業担当者ごとにバラバラだったExcelのフォーマットの統一でした。統一フォーマットが完成したあとは、それを藤田氏が『Forguncy』によりWebアプリ化。フォーマットの画面作成時から現場のユーザーに参加してもらったり、画面上の見た目を従来のExcelとほぼ同じにしたりしたため、ExcelからWebアプリへの移行は非常にスムーズだったといいます。また、その後の細かな修正などのニーズは、ユーザーである営業担当者の意見を集約するまとめ役を通じて行うようにしました。工事管理システムは、運用開始から約2カ月でほぼ現在の形に整えられました。

技術相談はテクニカルサポートのみ

藤田氏は工事管理システムを開発する際に発生した技術的な課題については、『Forguncy』のテクニカルサポートを活用したと話します。

「テクニカルサポートでは、やりたいことを実現するための具体的な方法を分かりやすく提示してもらえたので、本格的にプログラミングを学んでない自分でも、思った機能を実装することができました。その都度、動きを確認しながら開発を進めていける点も効率的な開発につながったと思います。」

【効果】『Forguncy』導入が社内のシステム化推進のきっかけに

データベースで一元管理できたことで業務全体を効率化

工事管理システムにより工事案件の基本情報と見積り、費用実績をデータベースで一元化できたことで、検索性と視認性が格段にあがり、情報の共有もできたとのこと。また見積り機能から、工事日報を自動的に出力できるようにしたため、基幹システムに登録する作業も格段に早くなったそうです。事務スタッフからは、顧客からの問い合わせにもDBで案件を検索できるようになり便利になったとの声が届いているとのこと。

マンション管理業務にも『Forguncy』を導入

工事管理システムで手応えを得た藤田氏は、ビル・マンション管理業務のシステム化に着手します。マンション管理は、建物情報や管理組合、理事長の名前、メンテナンスに入る業者の情報、定期清掃情報など非常に多くのデータを管理する上、物件数は400以上。これらの情報をExcelファイルで管理していました。Excelはフォーマットこそ統一していましたが、年度ごと、マンション毎にファイルが存在し、過去の情報を探すのも大変だったそうです。そのため、以前からシステム化のニーズがあったといいますが予算や人材などの課題があり、手つかずのままでした。

藤田氏は、これをForguncyでWebシステム化。物件情報に紐付いた定期清掃の実施状況や業者の検索などができるようにしました。マンション管理システムは工事管理システムよりも複雑でデータ整備に時間を要しましたが、それでも6ヶ月で本番運用まで漕ぎ着けたそうです。

「マンション管理業務の担当者は非常に積極的に協力してくれました。Forguncyは画面のレイアウト変更や機能の実装／修正がすぐに行えるので、現場のユーザーの声を次々と反映できました。修正対応が速いので現場からの信頼も得られたと思います。」と藤田氏はForguncyの足回りの良さを評価。

マンション管理システムの運用開始後は、それまで1日に十数件あった問い合わせの折り返し対応がほぼゼロになりました。『Forguncy』による管理業務のシステム化は業務の効率化に加えて、顧客満足度の向上にも貢献しているかもしれません。

システム化に積極的に取り組む雰囲気が醸成された

同社では、手書き文書やExcelファイルでの業務管理からデータベースを使ったシステムに移行したことでITへの意識が変わったと藤田氏はいいます。

「システム化すると便利だということが、実感として理解されたのだと思います。こんなこともForguncyでシステム化できないか？という相談が多くなりました。従来は、Excelのままでも問題ないといった雰囲気がありましたが、現在はシステム化して効率化できるところは積極的に導入していこうという雰囲気に変わりました」

さらに、『Forguncy』の導入は社内のクラウド化のきっかけにもなったと藤田氏は分析しています。同社では2021年に基幹システムのクラウド化を実現しています。

『Forguncy』の導入によって、業務のシステム化の機運が高まった同社では、工事管理やマンション管理以外の業務でも、システム化が加速すると期待されます。