Excelを使ったプレゼンテーションに便利なシナリオ機能

2018.10.15その他

プレゼンテーションソフトというと、PowerPointですが、数字を説明するならExcelだけでも可能です。
しかもExcelでプレゼンテーションを行う場合、ある値を入れ替えるだけで、集計結果を変更したり、グラフのデータを変更したりするということができます。
しかし、変更させるセルが何か所にもわたる場合、入力するだけで時間がかかり、プレゼンテーションがだらけてしまいます。
そんなときに使えるExcelのシナリオ機能を紹介します。

実際に操作できるファイルはこちらからダウンロードできます。

プレゼンテーションシート

誰かにプレゼンテーションする場合、一目でデータが見渡せ、なおかつプレゼンしたいデータが明確に伝わるように工夫する必要があります。

ダウンロードしたファイルをご覧ください。
今回は、講習会を行う場合の売上、費用、利益の管理を想定した次のようなシートを作成しました。

作業シート

 

参加人数ごとに人数ごとに講習会を開く部屋の大きさが決まり、部屋によって貸し部屋料がかかります。
講師の謝礼は一律です。
参加者には1人1人に配布物と飲み物を用意しますので、それぞれ人数分の費用がかかります。
参加費に人数をかければ売上が求まります。
部屋は段階的に変動しますが、講師とともに固定費とします。
配布物の作成コストと飲み物は、人数によって変動しますので、変動費とします。
固定費と変動費を合わせて費用とし、売上から費用を引いたものが利益、売上のうちの利益の割合を利益率としています。
グラフは人数ごとの利益と利益率の複合グラフとしました。
参加費のセルO11、配布物制作費用のセルO8、飲み物の費用のセルO9、講師謝礼のセルD2のそれぞれの数値を変更すると、集計表とグラフの結果が自動計算され変わります。

シナリオの登録

プレゼンテーションの内容として、次の4パターンを用意し、どれがよいか参加者に判断してもらいます。
パターンAは、参加費が8000円、配布物は1人当たり1000円、飲み物は100円、講師謝礼は50000円とします。
パターンBは、参加費が10000円、配布物は1人当たり2000円、飲み物は200円、講師謝礼は80000円とします。
パターンCは、参加費が20000円、配布物は1人当たり4000円、飲み物は500円、講師謝礼は80000円とします。
パターンDは、参加費が20000円、配布物は1人当たり2000円、飲み物は200円、講師謝礼は100000円とします。
以上のパターンをシナリオとして登録します。
データタブの、What-If分析の中のシナリオの追加と管理をクリックします。

シナリオの追加と管理

 

すると、シナリオの登録の画面が表示されます。追加ボタンをクリックします。

追加

 

シナリオ名と変化させるセル、コメントを設定する画面が表示されます。

シナリオの追加

 

シナリオ名に「パターンA」と入力します。
変化させるセルに、参加費のセルO11、配布物制作費用のセルO8、飲み物の費用のセルO9、講師謝礼のセルD2を指定します。
指定の方法は、セルO11をクリックした後、Ctrlキーを押したままセルO8、O9、D2のセルをクリックします。
コメントには「低コストの場合」と入力、OKボタンをクリックします。

入力

 

セルO11、O8、O9、D2のそれぞれのセルの値を指定する画面が表示されます。
パターンAにおいて参加費は8000円ですのでセルO11は8000、配布物費用は1000円なのでO8は1000、飲み物は100円なのでセルO9は100、講師費用は50000円なのでセルD2は50000となります。入力したら追加ボタンをクリックします。

値の入力

 

再度シナリオ名、変化させるセル、コメントの入力画面が表示されます。
シナリオ名に「パターンB」と入力し、コメントに「スタンダード」と入力します。変化させるセルは変更しません。

追加

 

セルO11、O8、O9、D2のそれぞれのセルの値を指定する画面が表示されますのでパターンBの値を入力し追加ボタンをクリックします。

値の入力

 

同様に、パターンCのコメント「上位プラン」、パターンDのコメント「講師ランク上位プラン」で追加します。
パターンDの登録は追加ボタンではなく、OKボタンをクリックします。

値の入力

 

ここまでで4つのパターンのシナリオの登録は終了です。
一度、シナリオの追加と管理の画面を閉じましょう。

シナリオの実行

シナリオの実行も、シナリオの追加と管理の画面で行いますので、もう一度表示させます。

実行

 

登録されているシナリオ4つが表示されていますので、その中からパターンAをクリックし、表示をクリックすると、パターンAの内容がシートに書き込まれ、自動計算されて、グラフまでが変更になります。

パターンAの表示

 

同様にパターンB、パターンC、パターンDを表示させてみましょう。
このように、あらかじめある値を設定しておいて、その値となるシートを瞬時に表示できるので、プレゼン時に大幅な時間短縮ができます。

シナリオごとの情報の比較

今回は4つのパターンのシナリオを作成しましたが、そのパターンごとに人数に対する利益率の一覧表を出力することができます。
シナリオの追加と管理の画面で情報をクリックします。

情報

 

どこのセルの一覧を作るか指定する画面が表示されます。L2からL11までの範囲を指定しOKボタンをクリックします。

セルの設定

 

シナリオごとのパターンの利益率の一覧表が作成されます。

データ

 

出来上がったシートは、項目名ではなく、セルの参照で記載されているので、元のデータをコピーします。

データ書き換え

まとめ

今回は、複数のセルを一度に一瞬で変更でき、効率のよいプレゼンテーションに役立つ、シナリオ機能について解説しました。
この機能はプレゼンだけではなく、客先での営業活動など、機動的にExcelを使う場合に大いに活用できます。

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