データを入力する時に使える便利ワザ

2017.10.04基礎・入門

Excelにデータを入力するときに意識したいのは、「素早く」、「正確に」ということが重要です。
そのために覚えておきたい文字入力の仕組みと便利な方法を解説します。

IMEとは

Windowsの場合、入力したものを変換してくれる仕組みとして、標準で「IME」が用意されています。
IMEとはキーボードなどからの入力した文字を、漢字やひらがな、アルファベットなどに変換してくれる仕組みで「日本語入力システム」や「フロントエンドプロセッサ」、「インプットメソッド」などと呼ばれます。
Macであれば、「ことえり」やOS標準の日本語入力プログラムなどがあります。

今回は、IMEを使った入力ワザを紹介します。

変換

普通、日本語入力システムではスペースキーで変換できます。
Windowsのキーボードでは、スペースキーの右側に変換キーがありますが、このキーでも変換できます。後述しますが、実は変換キーは違う機能を持っていますので、変換はスペースキーと覚えておくとよいかもしれません。
スペースキーをもう一度押すと、次の変換候補が表示されます。
文字の確定はEnterキーを押します。
Excelの場合はセルにその内容を確定するためにもう一度Enterキーを押します。

変換した時に表示される優先候補

変換した時に優先的に表示される順位は、一般的な言葉で使われる順と考えてよいでしょう。
みんなが知っている固有名詞や歴史上の人物、著名人の名前や有名な企業名は優先して候補になります。
「おだのぶなが」は「織田信長」が第一候補として挙げられます。

カタカナ語は優先的にカタカナになります。外国の国名が代表的な例です。長音記号が入っていると、カタカナの固有名詞と判断されるので、優先的にカタカナになります。
「まんはったん」は「マンハッタン」が第一候補として挙げられます。

変換時のファンクションキーの利用

IMEの場合は、変換し、確定前にファンクションキーを押すことで、ひらがなやカタカナ、英数字に変換します。
全角/半角キーを頻繁に押さなくてもよいのです。

F6キー

ひらがなに変換します。
「あいう」と入力したものを強制的に「あいう」に変換します。これでは何も意味がないようにも感じますが、「あいう」を変換して「愛生」になった場合でも、確定前であれば、強制的に「あいう」に戻すということができます。

F7キー

全角カタカナに変換します。
「あいう」と入力したものを全角カタカナの「アイウ」に変換します。

F8キー

半角カタカナに変換します。
「あいう」と入力したものを半角カタカナの「アイウ」に変換します。

F9キー

全角英数字に変換します。
ローマ字入力の場合、「あいう」と入力したものを全角英数字の「aiu」に変換します。
再度F9キーを押すと大文字の「AIU」、もう一度F9キーを押すと初めの文字だけ大文字の「Aiu」になり、もう一度F9キーを押すと全部小文字になります。

かな入力の場合は、「あいう」と入力し、F9キーを押すと、「あいう」と押したキー通りの全角英数字「3E4」となります。

F10キー

半角英数字に変換します。
ローマ字入力の場合、「あいう」と入力したものを半角英数字の「aiu」に変換します。

かな入力の場合は、「あいう」と入力し、F10キーを押すと、「あいう」と押したキー通りの半角英数字「3e4」となります。

自動学習

「せんだい」という地名は日本に宮城県の「仙台」と鹿児島県の「川内」があります。
一度「仙台」で変換を確定すると、次からは「せんだい」で変換すると第一候補として「仙台」が表示されます。
その後、「川内」で変換すると第一候補として「川内」が表示されます。
このように直近の変換候補を優先する「自動学習」機能が日本語入力システムに備わっています。
これが日本語入力システムの最大の特徴といえます。

文字ごとの変換

仮に、「せんだい」と入力し、「線田井」に変換する方法は、「線」「田」「井」と別々に入力する方法があります。
一回だけの入力であればそれで構いませんが、何度も「線田井」と変換する場合は、「せんだい」と入力したら「線田井」と変換されるように自動学習させておくと良いかもしれません。

そのためのIMEでの手順は次の通りです。
「せんだい」と入力し、スペースキーで変換します。

変換

 

何かの「せんだい」の文字に変換されるので、Shiftキーを押したまま、左右のカーソルキーを押すと、文字の切れ目を変更できます。
「せん」の部分だけ選択されるようにします。

文字の切れ目の移動

 

スペースキーで、「線」に変換します。

変換

 

Shiftキーを押さずに、左右のカーソルキーで変換する部分を変更できます。
「だい」の部分に変換する部分をあわせます。

選択

 

また、Shiftキーを押したまま、左右のカーソルキーで「だ」だけが選ばれる状態にします。

文字の切れ目の変更

 

スペースキーで、「田」に変換します。

変換

 

また、Shiftキーを押したまま、左右のカーソルキーで「い」の部分が選ばれる状態にします。

選択

 

スペースキーで、「井」に変換します。

変換

 

Enterキーで確定します。

これで、次回から「せんだい」と入力した時に「線田井」が変換候補の中に出てきます。

英語のカタカナ入力

英単語でも、カタカナで読めるものは、カタカナで入力すれば、全角や半角の英語のスペルが変換候補の中に出てきます。
英単語をうっかり忘れたときに使えるテクニックです。

false

郵便番号から住所の入力

郵便番号をハイフンも含めて入力すれば、その住所が変換候補に出てきます。

郵便番号

オートコンプリート

Excelでは同じ列に連続入力された範囲の次のセルで、データははじめの数文字を入力すると、そのデータが入力されます。

オートコンプリート

 

この機能をオートコンプリートと呼びます。

「け」から始まる文字は「携帯電話」しかない場合は「携帯電話」が入力されますが、同じ列に「携帯端末」「携帯電話」がある場合は、「けいたい」まで入力しても入力されません。どちらのデータか確定した時点で入力されますので、「けいたいで」もしくは「けいたいた」まで入力した時点で自動入力されます。

オートコンプリート

 

開始の文字が同じものが複数入力されている場合は、どちらか判断できる文字が入力されるまでオートコンプリートは働きません。

単語の登録

入力したものの「読み」を入力すると、ある単語に変換するように登録する、単語の登録機能があります。
「まかべ」の入力に対して「間ヶ部」という変換候補にすることは、もちろん、「あbc」という入力に対して「ABCDEFGHIJK・・・」という読み方が全く違う変換候補を登録することもできます。
例として、次の方法で「sk」という入力で「株主総会」を変換候補にすることができます。
画面左下のIMEを右クリックして[単語の登録]をクリックします。

単語登録

 

[よみ]に「sk」、[単語]に「株主総会」と入力、登録ボタンをクリックすれば登録できます。

 

これで登録が完了です。
活用例として、この機能を使って、オリジナルの顔文字辞典を作ることができます。
ビジネスに応用すれば、社内用語の略語辞典のような使い方もできるでしょう。

Altキー+下カーソルキー

Excelでは連続入力された範囲の次のセルで、Altキーを押したまま、下カーソルキーを押すと、連続入力された範囲に入力されている項目が一覧で表示されます。その中から上下カーソルキーで選択し、Enterで確定することができます。

Alt+カーソルキー

 

入力規則のリスト入力になっている項目も、Altキーを押したまま、下カーソルキーで一覧を表示できます。

まとめ

IMEの他にも様々な日本語入力システムはありますが、操作方法やキーが違うだけでやれることは同じです。
自動学習機能や再変換機能を使って効率の良い入力をしましょう。
Excelに数式を入力する場合は、基本的に半角で数式は作成しますので、半角/全角キーで半角入力モードにして、完全に半角入力で作成したほうが良いかもしれません。日本語の入力が必要な部分だけ、後から入力した方が間違いが少なく、また効率が良いでしょう。

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