Excelファイルの自動バックアップ

2018.07.20基礎・入門ファイル

Excelを使っていると、Excelが止まってしまったり、誤操作でパソコン自体を止めてしまったりすることがあります。
現在では昔ほどパソコンが異常に終了するということもなくなりました。
しかし、それでも稀にExcelが終了してしまった場合、それまで作業したものが消えてしまいます。
実は、Excelには自動で作成内容をバックアップする仕組みがあり、作業の途中まで自動で保存してくれているのです。
今回は、あまり知られていないExcelの自動バックアップについて解説します。
データが消えてしまっても、諦めずに今回の方法を試してみてください。

基本のバックアップ

基本的な操作のバックアップは、書式設定のままでExcelが自動的に10分間隔でバックアップします。
この分数の設定は、Alt→F→Tとキーを押し、Excelのオプションの画面を表示し、左の一覧から「保存」を選択し、「次の間隔で自動回復データを保存する」の数値を変更することで任意の分数に設定できます。

オプション

 

あまり頻繁にバックアップするとExcelの動作が遅くなりますので、5分以上で設定しましょう。
初期設定ではこの設定を有効にしてあるので、不具合や誤操作でExcelが終了した場合、そのままExcelを起動すればよいのです。
すると、作業中だったファイルが画面左に一覧で表示されるので、その中から作業を再開したいデータを選べば、そのファイルを開くことができます。

再起動時のファイル

 

作業途中のファイルを開いたら名前を付けて保存しましょう。

一度保存したファイルのバックアップを開いたとき

一度ファイル名を指定して保存したファイルは、すでにファイル名が設定されています。
同じ名前で保存しようとすると、元のファイルは使用中と判断されて保存できない場合があります。
その時はわかりやすい別の名前で保存しましょう。
元のファイルはエクスプローラーを使っても削除できないのですが、しばらくすると削除ができるようになるので、その時点で元のファイルを削除し、新たに名前を付けたファイルのファイルの名前を変更とじてかします。

誤って保存しないで閉じた時

ファイルを閉じるときに、変更があれば、保存するかどうか聞いてきます。
従来であれば、ここで「いいえ」を選択するとファイルが保存されず消えました。
しかし、最新のExcelでは閉じてからしばらくの間はExcelのバックアップ機能で保存したファイルをパソコンの中に保存しています。
これを指定し、開くことによって保存しなかったファイルを読み出せます。
Ctrl+Oのショートカットキーで「開く」のダイアログボックスを表示すると、右の下の方に、「保存していないブックの回復」ボタンが出てくるので、クリックします。

保存していないファイル

 

すると、ファイルの一覧が表示されます。
この状態ではどれがどれかわかりません。名前を付けて保存していれば、ブック名で区別がつくかもしれません。この中から開きたいと思われるファイルを選択し、開いてみましょう。
もしも違うファイルなら、もう一度「開く」のダイアログボックスから選択します。
開いたら、「名前を付けて保存」しましょう。

ファイルの履歴

ファイルを作成する時は、通常であれば一度名前を付けて保存したら、そのファイル名のまま上書き保存していきます。
誤操作で、すべてクリアした後に上書き保存をすると、白紙で保存されてしまいます。
また、間違った値や計算式を入力してしまい、間違った操作の前のファイルに戻りたいという時があります。
Excelには、保存先を自分のパソコンの中ではなく、クラウドの保存先であるOneDriveに保存することができます。
保存先をOneDriveにしておけば、過去に保存した時点のファイルに戻る「履歴」機能を使うことができます。
Excel画面の右上にある「バージョン履歴」をクリックすると、ファイルの履歴の一覧が表示されます。
これで、いつの時点まで戻るか選択してクリックします。

履歴

 

その時点の保存内容が表示されるので、確認し、よければシート上部に表示される「復元」をクリックします。
そうすると、元のファイルに復元された内容が反映します。
「復元」しないで、表示された過去のファイルを「名前を付けて保存」することもできます。
もしも誤った内容で復元しても、履歴は残っているので、履歴から正しい内容を指定し直せば問題ありません。

OneDriveの自動保存

OneDriveに保存していると、画面の左上の自動保存が有効になり、数秒に1回の自動保存されるようになります。
これにより、自分で上書き保存の操作をする必要がなくなります。
ただし、誤った操作をした場合も自動保存されます。
この場合でも元に戻す操作は有効ですので、操作の間違いに気づいたときは元に戻す操作をします。
誤った操作をして、元に戻す操作が効かないくらいしばらくしてから誤りに気付いた場合は、履歴機能でその時点のファイルに戻りましょう。
自動保存は「オン」と書いてあるところをクリックすると、自動保存を「オフ」にすることができます。

自動保存

OneDriveを使用するには

OneDriveはマイクロソフト社のクラウドサービスですので、マイクロソフトアカウントの登録が必要になります。
その上で、インターネットに接続し、ログインすることで自分専用のインターネット上の保存領域が使えるようになります。
容量が不足した場合は、有料で追加することもできます。
マイクロソフトアカウントは、Windowsパソコンをはじめに立ち上げた時に設定していることもありますので、確認してみましょう。

まとめ

今回は、Excelが自動でバックアップする仕組みについて説明しました。
バックアップする間隔は指定できること、Excelの動作が止まったときでもファイルは自動保存されている可能性があること、誤って保存しなければならないファイルを保存せずに閉じた場合でも作成したファイルはバックアップされている可能性があること、誤った作業をした後に保存して進めてしまったファイルを正常な状態まで履歴をさかのぼれることを解説しました。
しかし、実際には100%安全ということではありません。
Excelの自動保存がきちんとされていなかったり、履歴が思ったタイミングで作成されなかったりということもよく起きます。
そこでファイルが壊れてしまわないための大事なポイントは次の通りです。

  • ファイルはこまめに保存すること
  • ファイルを新規作成したらすぐに「名前を付けて保存」し、Ctrl+Sのショートカットキーで上書き保存が簡単にできるようにすること
  • 元のあるファイルを改変し、新しいファイルを作成する時はExcelで元ファイルを直接開き「名前を付けて保存」で名前を変更せずに、エクスプローラー上でファイルをコピーし名前を変更したものをExcelで開くこと
  • OneDriveに保存すれば、数秒ごとにファイルを自動上書きしてくれる
  • しかし、誤った操作をしたものもすぐに自動保存してしまうので、ファイルの使用用途によっては自動保存はOFFにする。

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