大川精螺工業株式会社様

同社では、以前からSaaSで提供されている汎用的な経営管理ソリューションを活用し、各部署の経費と労務の予実管理を徹底してきたが、数年を経過して刷新期を迎えるタイミングで、SaaS側の強制的な機能追加に伴って、ランニングコストが2倍に膨れ上がることに。「BI機能がSaaSに追加されることになり、急激にライセンス費用が高騰したのです。さすがに厳しいと判断し、新たな環境整備に取り掛かることになったのです」と番場氏は当時を振り返る。

情報システム関係メンバー

実は汎用的な機能を持つSaaSだけに、自社に合わせたカスタマイズが難しい状況で、経費予実管理では勘定科目の大項目では予算と実績の状況は把握できるものの、明細ごとの詳細な状況までは管理できなかった。

「消耗品という1つの勘定科目に対して合計予算使用額は把握できても、詳細な情報まで管理できず、別途会計システムからCSVにて明細を抽出してExcelにて確認せざるを得ませんでした。フィルターで条件を絞って確認する必要があり、意識の高い人以外には見てもらいづらい環境だったのです。何が想定予算よりオーバーしたのかまで管理できるパッケージ製品を探してみましたが、自分たちに合う製品はありませんでした」と番場氏は課題について吐露する。

労務予実管理でも、人数と時間の年間予算は管理できていたが、実績部分を現場の管理者が毎月Excelで集計していた。

パッケージ製品で自社に合うものがないなら、自分たちで予算管理システムを作ってみようと、新たな環境整備に向けて着目したのが、かつて人事評価システムの刷新で活用した、ノーコード開発プラットフォームのForguncyだった。以前の人事評価システムは、PHPを駆使してKPIやバリュー評価などさまざまな視点で評価できるスクラッチ開発された仕組みだったが、老朽化を迎えたことで刷新した経緯がある。

製造現場の工員でも手軽にスマートフォン入力でき、従来の人事評価システムが再現できるソリューションとして、Excelライクな使い勝手でアプリ作成可能なForguncyを導入した。前職でノーコード開発ツールを扱っていた番場氏の経験からも、ノーコード開発のメリットを実感していた。複数のソリューションを比較検討するなかで、Forguncyにたどり着いたのだ。

「現場にとっては見慣れたExcelに近い印象を持ってもらいやすく、ある意味で優しいインターフェースだと感じたのです。ちょうど私の部に若手メンバーが来る予定のタイミングだったため、私だけが開発できるものだと属人化してしまう。詳しくないメンバーでも活用できるソリューションを念頭に検討するなか、Forguncyであれば誰でも使いこなせるのではと考えたのです」と番場氏は説明する。

ライセンス面でもForguncyが同社には最適な選択肢となった。「夜勤も含めて働く時間が多少ずれるメンバーが多いなか、ユーザー数で課金するサブスクリプションモデルだとランニングコストが膨大になってしまいます。Forguncyであれば、買い切りで同時接続数でのライセンス体系となっており、働く時間が異なるメンバーが多い我々には適切だったのです」と番場氏は評価したという。

スクラッチ開発された高度な人事評価システムの刷新をForguncyで実現した経験から、予実管理の刷新においても、Forguncyをベースに新たな環境を構築することを決断した。「予算編成は各部署が必要な予算を記載したうえで、上長含めたワークフローで確定させていきます。人事評価システムのときも同様で、各部署で折衝することも多く、上長からの差し戻しも起こり得る。メールなどで何度もやり取りせずに予算編成が進められるという点でも、ワークフローが実装可能なForguncyは最適だと考えたのです」と番場氏は説明する。

経費と労務の予実管理システムをForguncyで実装

次年度の予算編成を進める際に、各部署の上長が必要な経費を勘定科目よりも詳細な項目ごとにExcelで作成し、その情報をForguncyに取り込む。そして、契約社員含めた必要な人員計画や想定される労働時間といった労務関連の数字を予算編成時に申請したうえで、上長や関連部署での承認フローを複数回実施しながら予算計画として確定させる流れだ。

実績に関しては、経費であれば請求書発行システムと連携して補助科目の詳細まで確認できるようになっている。「例えば保険料という勘定科目でも、保険料の詳細な内訳まで予算編成時に申請しますし、消耗品でも何の工具に対する費用なのかをきちんと明示して予算編成していきます。そして実際に発生した実績と比べていきますが、例えば予算に比べて実績がおさえられた事由もコメントに残しておくと、きちんと再利用可能な情報になるわけです」と番場氏は説明する。労務に関する実績は、別途勤怠管理システムと連携して実績をForguncyに入力・管理できるようになっている。

情報の見える化が現場の改善や将来的な管理者の教育にも貢献

Forguncyを活用して予実管理システムを構築したことで、事由コメントも含めて予算と実績が適切に把握できるようになり、Excel集計してメール送信するような事務作業は完全に削減できたと実作業を行う経営企画部門のメンバーから評価の声が寄せられている。また、自由にカスタマイズが可能になったことで、必要なメニューの追加や集計方法の変更などにも情報システム部で柔軟に対応できるなど、さまざまなメリットが得られているという。

情報の可視化が進んだことで、管理職以外のメンバーの意識改革にも役立っている。「一見すると非常に高価な素材でも、2倍3倍長持ちしたらトータルでコストパフォーマンスはよくなる。それを考えるのはまさに製造現場の担当者で、素材単価の数字や他部署での利用状況がForguncyにて可視化できるようになったからこそ、自分たちの改善につなげていける。まさに情報の見える化が現場の改善効果としても現れています」と番場氏は力説する。

また、以前の仕組みではできなかった、予実管理上で内訳明細まで確認できるようになったことで、間違いなくコスト意識は高まっている状況だ。「予実管理システムは管理職が中心に活用していますが、主任以下のメンバーでも閲覧可能です。将来管理職として活躍することになるメンバーに対する教育的な効果も見逃せません」と番場氏。

属人化の解消という観点からも、Forguncyを入れたメリットは大きいという。「確かにExcelの関数を駆使して頑張ればできない仕組みではありませんが、スーパー担当者がいなくなった途端に終わってしまう。人に依存しない環境から脱却できたことは大きい」と番場氏は評価する。各人にデータが偏在することもなくなるなど、Forguncyによって情報が集約できた価値は高いという。

若手メンバーもアプリ開発に参画し、幅広い業務にForguncyを展開

当初開発した人事評価システムを皮切りに、全社員がアクセスする業務基盤としてForguncyの社内展開が進んでいる。予算管理システムについては各部署の上長が入力していくが、人事評価についてはPCやスマートフォン経由で工員が入力するなど全社員が入力する運用だ。他にも、食事予約アプリや材料単価アプリ、車両に関する交通費精算アプリなど、さまざまなアプリがForguncyによって作成されている。

Forguncyについては、ラフな設計イメージから実際のアプリに落とし込むまでの時間が大幅に短縮できており、実現したい環境を整備するまでのロス削減に貢献しているという。「若手メンバーであってもイメージした画面を簡単に作成し、それを見ながら現場と詳細までつめていけます。現場もイメージしやすいため意見が出しやすく、使い勝手のいい役立つアプリが作りやすい」とソリューションに対する番場氏の評価は高い。

内部の若手メンバーが内製化して作成したアプリの例に、食事予約アプリがある。この食事予約アプリは、本社など食堂のない拠点では弁当の発注、食堂のある工場では食事をとるかどうかの予約が可能なシステムで、スマートフォンからForguncy経由で注文可能だ。「工場などは調理上の関係で事前に把握しておきたいニーズがありますし、弁当は事前に注文数を把握して業者に発注する必要があります。以前はExcelを使って管理していましたが、Excelだと抜け漏れも発生してしまうことも。今ではスマートフォンからでも注文できるため、便利になったと好評です」と番場氏。

パッケージでは難しい領域でのForguncy活用に期待

「標準原価に対応した原価システムの入替を進めていますが、BOM(部品表)明細ごとの費目・コストを現場ユーザーも把握しやすいマスタ管理の仕組みの整備等、Forguncyの活用を検討しています」と番場氏は語る。

BIツールも直近で環境を整備する意向があり、本格的なBIツールと連携する領域でForguncyの展開も十分考えられるという。「今後は生成AI活用も念頭に、拠点ごとに点在するファイルサーバの集約など、やるべきことも多い。いろいろな仕組みの連携も含め、標準的なインターフェースとしてForguncyに機能拡張が進んでくることを期待しています」と今後について番場氏に語っていただいた。