Forguncyのワークフロー機能でルーティン作業を効率化する

Forguncyのワークフロー機能でルーティン作業を効率化する

一連の業務処理の流れのことを「ワークフロー」と呼びます。備品購入の社内稟議や休暇申請など、決められた担当者による承認が必要な手続きをあらかじめワークフローとして定義しておくことで、業務プロセスの可視化や意思決定のスピードアップなど、業務効率の向上が期待できます。

Forguncyにもワークフロー機能が搭載されており、一連の業務プロセスを処理するアプリケーションをノーコードで作成することが可能です。本記事では、Forguncyにおけるワークフローの概要や、具体例と共にその使い方を解説します。

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Forguncyのワークフローの概要

Forguncyのワークフローはテーブルに対して設定します。ワークフローが設定されたテーブルには、自動で「担当者」と「状態」という二つのフィールドが付与されます。

そして、ワークフローには実装したい業務ルーティンを「誰がどのように処理していくか」を「プロセス」として定義します。プロセスの定義ではアクションの条件指定などもできますが、全てノーコードで設定できます。

ワークフローの定義画面
▲ ワークフローの定義画面

Forguncyでは、このプロセスのどの段階にいるかを「担当者」と「状態」のフィールドで管理しており、これらのフィールドの値を変化させることでワークフロー機能を実現しています。

ワークフローが設定されたテーブルとその追加フィールド
▲ ワークフローが設定されたテーブルとその追加フィールド
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2種類のプロセスによる柔軟な承認経路

処理の流れを実装するプロセスには、組織階層に沿って遷移する「承認プロセス」と、任意に遷移可能な「通常プロセス」の2種類があります。通常プロセスでは定義したプロセスに沿って決められている担当者に承認者が変わっていきます。

対して承認プロセスでは、組織階層に応じて最適な承認者をForguncy側が判断し、担当者として設定します。承認プロセスの承認者の設定には、ユーザーの「ロール」、つまり課長や部長などの役職を指定します。そのため、ワークフローアプリケーションを起動したユーザーが営業部に所属していれば承認者は営業部長に、開発部に所属しているユーザーであれば承認者は開発部長になります。そのため、部署に関わらず同じ承認手続きを必要とする休暇申請システムなどを作成する場合には、通常プロセスよりも承認プロセスの方が向いています。

通常プロセスの承認者遷移と承認プロセスの承認者遷移
▲ 通常プロセスの承認者遷移と承認プロセスの承認者遷移
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プロセスを進めるワークフローバー

ワークフローの流れの設定は上述のように行いますが、ユーザーが実際に操作する部分の設定はセル型「ワークフローバー」を用いて実装します。

ワークフローバー型セルには状態、担当者、次の段階に進むために必要なボタンなどが表示されます。表示項目はセル型のプロパティで変更できます。また、Administrator権限を持っているユーザーであれば、このワークフローバーから担当者の変更を自由に行うことができます。

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プロセス進行に伴うレコードの変化

では、実際にワークフローがどのような操作でどう進行していくのかを新プロジェクトの社内稟議を例に解説します。まず、プロジェクトの起案者が稟議申請画面から新規にプロジェクトを行うための申請を行います。すると、稟議テーブルに新しくレコードが追加されます。この時、レコードのワークフロー用フィールド「状態」には現在の「新規申請」という値が、「担当者」には次の担当である「課長」という値が格納されます。

次に課長が承認を行うと、レコードの「状態」が「課長承認」、「状態」が「部長」に更新され、担当が部長に変わります。同様に部長が承認すると、「部長承認」状態となり担当者が「役員」に更新されます。複数いる役員全員が承認を完了すると、状態は「役員承認」となり担当者は最後の「社長」となります。

ここで社長が承認すると、状態が「完了」となり、次の承認は必要ないため担当者はブランクとなります。この状態になると、1つのルーティンが完了し新プロジェクトは承認されたこととなります。

プロセスの進行とテーブルの値の変化
▲ プロセスの進行とテーブルの値の変化
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ワークフローの変更履歴を見る

ワークフローのどの申請を誰がいつどの状態にしたのかを確認する方法として、Forguncyにはワークフロー履歴ビューが用意されています。ワークフロー履歴ビューは、ワークフローが設定されているテーブルを右クリックするだけで簡単に生成できます。名前の通り、テーブルではなくビュー形式であり値の更新はできないため、データ改ざんの心配もありません。

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外部データベースへのワークフロー設定

ワークフローはForguncyの内部テーブルのみでなく、基幹システムと接続しているような外部データベースにも設定が可能です。ただし、あらかじめ構造変更の許可設定および対象テーブルに主キーの設定がされている場合に限られます。詳細な条件や設定方法については、ヘルプを参照してください。

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制御パターンの種類

ここでは、ワークフローの最もシンプルなケースを紹介しましたが、条件分岐や並列承認、差戻し、承認期限のリマインダー設定など他にも様々な制御パターンが用意されています。お役立ち資料のページではそれらの使い方を詳細に解説した資料を複数ご用意していますので、ぜひそちらもご参照ください。

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