データ連携とTeams利用による業務プロセス改善
部門間の業務連携をデータ連携とMicrosoft Teamsを取り入れて効率化する

生産部門から品質管理部門への検査依頼を行うケース
業種:製造業

製造業の品質検査の現場で品質検査をExcelで行っている事例は多くあります。Excelが使われるのは、企業独自の検査基準や商品毎に検査項目の異なることが理由で、このような業務要件をパッケージの生産管理システムは柔軟に対応しきれないことが背景にあります。

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Excel運用の課題

本ケースでは、検査依頼を生産部門からExcelの検査依頼書で受け取っていました。そのため品質管理部門では依頼書の情報を品質検査のExcelに転記する作業が発生していました。
また品質検査に必要な商品情報を利用する場合、生産部門で導入している生産管理システムの商品データを手作業でExcelに取り込む作業が必要で、このような人手を伴う情報の転記業務が品質検査部門にとっては大きな負担になっていました。
さらにはExcelに商品データを取り込んだ後に、生産管理システム側で商品データが更新されても気が付かず検査作業を進めてしまうこともあり検査のやり直しが必要になるといった課題もありました。

業務フローのイメージ

課題

  1. Excelによる情報伝達には非効率な転記作業が伴う
  2. 検査業務が生産管理システムから分断されておりデータ利用に人手が必要
  3. 生産管理システム側の商品情報が更新されていることに気付けない
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Forguncyによる解決策

  • 検査依頼をシステム運用に変更

    Forguncyで開発する品質検査システムに、検査依頼の入力フォームを設け生産部門からの依頼をシステムで直接受けるようにします。これにより依頼データをそのまま品質検査で利用できます。
    なお、ForguncyではExcelでの依頼書のレイアウトをそのまま再現した入力フォームを作成することができます。

  • 生産管理システムのデータ活用

    Forguncyは外部システムとのデータ連携機能を有しています。生産管理システムのデータベースに直接接続できない場合は、ファイル連携によりデータを取り込むこともできます。データの取り込みはタスクスケジュールで自動実行できるので日次で最新の情報に更新するといったことが可能です。

  • Microsoft Teamsの活用

    Forguncyはビジネスチャットツール「Microsoft Teams」と連携できるため、検査依頼が入力されたタイミングや、商品データが自動更新されたタイミングでシステムからTeamsにメッセージを送れます。これにより担当者に業務とりかかりの契機や気づきを与えることができます。

解決策
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導入効果

  • 情報の転記作業をゼロに

    転記作業がなくなることで、人手を介した作業の削減に貢献します。
    また、Excelの依頼書を再現した依頼フォームに入力できるため、依頼側(生産部門)も運用負担が少なくシステム導入の定着を助けます。

  • 最新情報の活用でリスク削減

    最新データを常時活用できるようになり、古いデータで誤った業務を行うリスクがなくなります。人手によるデータの更新管理も不要になりデータ管理の作業コストもなくなります。

  • 業務プロセス進行をシステムで支援

    Teamsとの連携により担当者に気づきを与えることができるため、業務進行を促したり確認作業を減らしたりといった効果を期待できます。業務プロセスの進行を助け業務全体のリードタイム削減に寄与します。

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