Excelによる見積書業務の課題

見積業務をExcelで運用されているという会社は多いかと思いますが、Excelでの運用は人手による維持管理が大きな課題となります。

たとえば、見積に必要な商品や取引先などの情報は基幹システムで管理されており、最新の情報を活用するには、システムからデータを抽出し、そして抽出したデータを見積書テンプレートExcelに反映するといった手間が必要になります。また、見積の明細内容が多く1ページに収まらない場合、Excel上で見積書を2ページ分作るなどの調整が必要になることもあります。

見積書業務の課題



Excelによる見積業務の3つの課題
  1. 見積に必要なデータが分散管理されている
  2. 人手によって見積書のExcelシステムが保守されている
  3. 見積書を出力するにはExcel上で調整が必要

Forguncyによる解決策

Excelによる見積業務の課題は、Forguncyによるシステム開発によって解決

見積書作成システム

見積に必要なデータは基幹系システムを直接参照

Forguncyには、外部システムとのデータ連携機能を持っています。 これにより見積作成に必要な商品などのマスタデータを直接参照が可能

システム化による自動化

システム化により、人手が必要だった作業を自動化できます。外部データベースと内部データベースのデータを関連付けて連携させることも可能なので、データ加工などもシステム化による自動化を実現

複雑な見積を出力できる帳票機能

Forguncyは帳票のデザインとPDF出力機能を持っているため、会社独自のフォーマットの見積書を出力可能

複雑な見積を出力できる帳票機能

システム化のイメージ

システム化のイメージ

見積の登録と登録したデータから見積書を出力するシステムです。
見積に必要なデータは、基幹系システムのデータをリアルタイムに参照します。

導入効果

Forguncyによる見積システム作成により脱Excel
  1. システムの運用管理コストを削減
    最新情報の活用など人手によるシステム維持のコストを削減
  2. データ連携
    必要データをシステムから直接参照し、リアルタイムの情報が活用可能に
  3. 帳票の自動生成
    見積書の作成に人手による作業がなくなり、一発で帳票を作成できるようになった

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