Excelの予実集計に苦労している人こそ検討するべき！システム連携による自動集計とWeb化のメリット

予実集計で不満を抱えていませんか？

予実管理を担当する現場の悩み

Excelの集約や集計に時間と労力がかかり業務の大きな負担に…。

予実を分析したい管理者の悩み

経営側も予実データを見たいときにすぐ確認ができず、経営の迅速な判断ができないなどExcelの予実集計は互いに不満を抱えている場合が多い。

どうすれば、Excelの予実集計から解放され、見たいときにリアルタイムで確認できる予実管理ができるでしょうか？

そもそもExcelの予実管理集計とは？

- 予算と実績を比較する重要な作業 -
そもそも予実管理とは会社が目標とする予算と実際の結果である実績を比較し、経営目標に対してどの程度進んでいるのか達成の度合いを確認するものです。
予実集計をExcelで行う場合、部門ごとに予算が入力されたExcelファイルを一つの予算データとしてまとめたものと、販売管理システムなどの基幹システムから抽出したCSVの実績データをExcelで集計して予実データを作成します。

Excel予実集計からの脱却方法

予算と実績をデータ連携すれば自動集計可能

「見たいときにリアルタイムに確認できる予実管理」を作るにはバラバラに管理されている予算データと実績データを関連づけることが重要です。一般的に実績データは基幹システム、予算データはExcelファイルなどで管理されていることが多く、2つのデータを突合させ達成率や差異の算出を手作業で行っています。

このように別データとして管理されている予算、実績データを連携させ自動集計を実現するには、Excelファイルで管理していた予算をデータベース化し、データを一元化させる必要があります。

データベース化とデータ連携には時間と費用がかかる

予算管理をデータベースで行うにはいくつか方法があります。基幹システムをコーディングして機能拡張する方法、サービスやパッケージを導入して基幹システムと連携させる方法などがありますが、どちらも業務担当者にはハードルが高くシステム構築のスキルが必要です。

また、SIerなどに外部委託を行うと要件定義から実装までにかかる時間と費用の負担が大きいことや現場への教育スキルも必要になることからシステム構築を見送る場合が多いです。では、時間や費用の負担をかけずシステム構築を行う方法はあるのでしょうか。

Forguncyでデータベース化するというアプローチ

Forguncyの特長①

他システムとのデータ連携とデータベース機能を内蔵

Forguncyは内部データベースの他に外部のデータベースの利用が可能なため、既存のシステムと接続しデータの参照・更新をダイレクトに行えます。Oracle DatabaseやMicrosoft SQL Server 等の外部のデータベースをデータソースとして活用することができるので、簡単にデータを一元管理できます。例えば、予算管理をForguncyのデータベースで管理し、基幹システムの実績データと接続することで予実集計担当者が行っていた予算と実績データの集約作業がForguncy一つで完結します。

Forguncyの特長②

Excelスキルが活用できる

ForguncyはExcelに良く似た外観と操作性を持っているのでセルの書式設定、数式、Excel関数、データの入力規則、グラフといったExcelの知識を活かして本格的なデータベースアプリを構築することができます。また、Excelで作成した帳票などを数式ごと取り込んで画面を作成することが可能です。今まで使っていた予実管理のExcelファイルをインポートして画面を作成し、達成率や差異など業務に合ったデータベースを定義すれば、すぐに動作するプロトタイプができあがります。