Excel業務カイゼンブログ

ある条件のものだけ集計したい・・・。そんな時があると思います。基本関数より１つだけステップアップした関数があります。COUNTIF関数とSUMIF関数です。今回は、販売一覧表から、各商品の売り上げ件数と販売金額を、COUNTIF関数とSUMIF関数を使って求める方法を紹介します。

COUNTIF関数

COUNT関数やCOUNTA関数は個数を求める関数でした。しかし、ある条件に当てはまるものだけ個数を数えることはできません。そこで、COUNTIF関数を使います。使い方は次のような数式になります。
=COUNTIF(範囲,条件)

「範囲」の中の「条件」に合う「セルの個数」を求めます。
まずはセルI4に計算式を作ってみましょう。今回の場合は、型番が商品名ですので、範囲には型番が入力されるC4からC14の範囲を指定します。今回の事例では、C4からC12までの範囲にしか商品名は入力されていませんが、今後、セルC13、C14にも入力することもあるでしょう。その時にも自動で正確な値を再計算させるために、C4からC14までの範囲とします。さらにこの計算式は下にコピーしますので、コピーした時に位置がずれないように絶対参照にします。条件は、今回は計算式の入るセルの１つ左隣のセルの値と同じものを範囲の中から探します。今回はセルI4に計算式を入力します。条件はその左隣になるので、H4を指定します。セルH4は下にコピーしてもその法則は変わりませんので、相対参照のままでよいです。つまり、セルI4の計算式は次のようになります。
=COUNTIF($C$4:$C$14,H4)

計算式をセルI4に入力したらI5からI6の範囲にコピーします。そうすると、それぞれの商品の販売件数を求めることができます。

SUMIF関数

SUM関数は合計を求める関数でした。しかし、COUNT関数同様、ある条件に当てはまるものだけの合計はできません。そこで使う関数はSUMIF関数です。使い方は次のような数式になります。
=SUMIF(範囲,条件,合計する範囲)

「範囲」の中から「条件」に合う行の「合計する範囲」の「合計」を求めます。セルJ4に計算式を作ってみましょう。COUNTIFの時と同様、範囲には型番が入力されるC4からC14の範囲を指定し絶対参照にします。条件は、今回は計算式の入るセルの２つ左隣のセルの値と同じものを範囲の中から探します。今回は、セルJ4に計算式を入力します。条件はその２つ左隣になるのでH4を指定します。相対参照のままでよいです。合計する範囲は合計を求めたい数値が入力されている範囲を指定します。今回は販売額の合計を求めるので、販売額が入力されているF4からF14の範囲となります。合計する範囲は、下にコピーしてもすれないように絶対参照にします。つまり、セルJ4の計算式は次のようになります。
=SUMIF($C$4:$C$14,H4, $F$4:$F$14)

計算式をセルJ4に入力したらJ5からJ6の範囲にコピーします。そうすると、それぞれの商品の販売額の合計を求めることができます。

まとめ

Excelには今回のように商品ごとなど種類ごとの集計するために便利なピボットテーブル機能があります。一般的な集計であれば関数よりもピボットテーブル機能を使った方が早い時もあります。しかし、ピボットテーブルでは、元データが変更されても自動で再集計を行わないために、更新の作業をしないと集計結果が元データ変更前のままになります。関数なら、自動的に再計算し、更新されますので安心です。今回は、COUNIF関数、SUMIF関数という、関数の（　）内に複数の要素が入る関数を紹介しました。今回のように関数にはそれぞれ、様々な要素が入ります。関数の入力方法も手打ちでキーボードから入力する方法もあれば、fxボタンで「関数の挿入」から「関数の引数ダイアログボックス」を出して入力する方法もあります。どこに何を入力したらいいか混乱してしまう場合は、「関数の引数ダイアログボックス」を利用することをお勧めします。関数は、何を求めたいのか日本語で考えて、どの関数を使えばいいか調べて、どの要素に何を入れるかを考えるという手順で作ると簡単です。基本関数より少しレベルの高い関数を２つ説明しました。Excelには非常に多くの関数が用意されています。すべてを把握する必要はありません。おそらくExcelを使いこなしている人も頻繁に使って覚えている関数は３０個程度です。ご自身で、こういう関数がないかなと調べて、あったらその関数を随時覚えていくという覚え方で十分です。これからも、使用頻度の高い関数をどんどん紹介していきます。