たった一日で実現できたことが採用の決め手。病棟をまたぐ空床の管理システムを構築

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博慈会記念総合病院様は、東京都足立区にある救急医療やリハビリ施設なども備えた総合病院として、地域医療連携に力を注がれています。近代化された新病院では、最新の医療機器やIT機器を導入し時代に適応した医療を行っているそうです。 今回は、院内の病床の空き状況の確認や稼働の管理を行う空床管理システムの構築にForguncyをご活用いただいたとのことで、経営企画部情報管理課の越智(おち)様、システム構築を担当された施設運営部システム課の堀田様にお話しを伺いました。

 

はじめに今回、Forguncyで作成された空床管理システムについて教えてください。

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経営企画部情報管理課 越智 徹哉様

当院には複数の病棟があり、それぞれで提供する医療内容が異なります。しかし病床に関して言えば病棟を超えて横断的に利用されることがあり、空床管理システムは、院内の病床のどこに空きがあるのかを知るために活用しているシステムです。 また看護師が空床を確認するだけでなく、病院経営の観点からも病床の稼働率を数字的に把握するために利用しています。

 

では、Forguncyでシステムを構築する前はどのように空床を管理されていたのでしょうか。

実はMicrosoft Accessで作成された空床管理システムがありました。これは前任者が作成したものですが、メンテナンスができておらず、最近では空床の一覧を紙に印刷すると1ページ余計な紙が出てしまうといった問題や、同時接続数の問題なのかスタッフが増えるにつれシステムがダウンしてしまうことが度々ありました。 このような状況からシステムの移行を考えるに至りましたが、Accessで作成したシステムの置き換えに適した開発ツールを探していたところForguncyという製品があることを知りました。

 

病床管理のパッケージソフトウェアやシステム構築を委託するという選択肢はなかったのでしょうか。

市販のパッケージもありますし、もちろん外注するのも方法の1つです。しかし、いずれにしても数百万単位の費用がかかります。Access業務の置き換えのために、そこまでコストをかけることは考えられませんでした。

 

開発ツールの選定にあたって何か条件はあったのでしょうか。

院内のスタッフは、空床がどこにあるか病棟を超えて知る必要があるため、視覚的にわかりやすく一覧で表示できることが要件となっていました。そのためには思い通りの画面を作れるツールである必要があります。 また、私が在籍する施設運営部はシステムだけではなく院内の施設や設備の管理を全般的に行っている部門です。そのためアプリ開発だけに従事することはできませんので、できるだけ時間をかけずに楽をしたかったというのもあります。 

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     施設運営部システム課 堀田歩 様

新しい開発ツールを採用するにしてもそれを使うための学習をせずに済むのであればそれに越したことはありません。 その点でForguncyは、行けそうと判断し評価版を使ってみました。Forguncyは病室ごとの定員数や空床、今日・明日の利用状況をExcel風の画面で入力でき、作りたかった空床管理システムがたった一日で完成しました。Forguncy採用の決め手はこれに尽きます。 例えば、Accessで同じものを作ろうとしたらこの3倍は時間がかかるでしょう。

 

一日とはすごいですね。Forguncyの使い方で困ることはなかったのでしょうか?また、システム開発において苦労されたことなどはありますか?

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困ることはなかったです。なにせForguncyの使い勝手はExcelそのものでしたので。 前職では、システム開発に携わっていたので、アプリ開発の知識があったのもありますが、ForguncyはExcelのように画面が作れますし、ボタンやリンクに動作を設定するのも、データを表示させるのもノンプログラミングで直観的に使うことができ、新たな学習が必要になることはほとんどありませんでした。 ただ、苦労した点が一つあり、条件付き書式の設定が面倒でした。Forguncyの条件付き書式はセル単位でしか設定できず、また、どのセルにどのような条件や書式が設定されているのか全体を把握してまとめて変更することができないので、修正や解除が面倒です。システムを開発した当初は空床を視覚的に判別できるようにと思い条件付き書式を使ってみたのですが、最終的には不要になったため、その変更が非常に手間でした。

 

条件付き書式の設定についてはおっしゃる通りです。今後の改善を検討させていただきます。

Forguncyシステムの運用はすでに開始されているとのことですが、院内ではどのように使われているのでしょうか。

看護師や経営層を含めて院内のスタッフが数百人規模で利用しています。看護師はシステム上で、日々の病床の状態を登録・参照していますが、紙に出力して使用することも多いです。会議の場で広げて見るといったことや、折りたたんでポケットに入れて持ち歩いている看護師もいます。

 

実際にForguncyシステムを使用しているスタッフから何かフィードバックはありましたか?

それがないのです。悪い意味ではなくシステムが安定稼働している裏返しとも言えます。 Forguncyで作成したシステムに移行してからは、システムダウンといったトラブルは一切発生していません。

 

今後Forguncyを使用してさらにシステム化しようと考えているものはありますか?また、Forguncyや弊社への要望などありましたらお聞かせください。

院内でアンケートを行うことがあるのですが、現在は紙ベースで行っており、担当者は集めた紙を回収してExcelに集計するといった作業を行っています。これをForguncyでシステム化したいと思っています。

それから、Forguncyへの要望ですが、今回作成した空床管理システムの表示に時間がかかることが気になっています。Forguncyのサポートサービスに調査を依頼したところ、すぐに回答をもらいました。Excel関数や数式を使った項目がページ上に多くあることが原因で表示に時間がかかっているようです。しかし空床管理システムの画面は印刷することもあるので、すべての病床の空き状況や病室の定員、入退院のスケジュールなどの情報を一覧表示できるところを重要視しています。ページ上の表示項目は減らすことができないのでForguncy側での表示速度の改善を希望しています。

 

貴重なご意見をありがとうございました。 本日はお忙しいところどうもありがとうございました。

一般財団法人博慈会様について

博慈会

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〒123-0864
東京都足立区鹿浜5-11-1

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「地域医療に徹する」「救急医療体制を確保する」「患者様本位の高度先進医療を提供する」の3本の旗幟を掲げ、積極的な医療を推進しております。

設立日

1965年3月

URL

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