Forguncyは長年探し求めていた『Excel知識が活用できるシステム開発ツール』。内製化によるコスト削減とスピード開発の両立を実現。

株式会社日本ファシリティ様は総合不動産業として、施設の管理、テナントのリーシング、清掃、警備、消耗品の管理といったユーザー企業の設備や資材といったファシリティ全体の管理を行っている札幌の企業です。
社内のIT化が遅れ、Excelで日々作業している業務の置き換えにForguncyをご採用いただいたとのことで、導入に至った経緯から現在のForguncyの活用状況について営業企画部 取締役の森久保様にお話しを伺ってきました。

Forguncy導入の背景

早速ですが、Forguncy導入前に存在していた御社の課題について教えてください。

弊社では、ファシリティ業務(業務用不動産活用)を行う上でビジネスの中核を担っている基幹システムが既にあります。
これは、弊社の協力会社も使用しているデータ管理のWebシステムで、ファシリティビジネスに必要な業務データを入れる箱として非常に重要なツールとなっています。
ただ日々の業務がこのシステムだけで完結することはありません。例えば、請求書の作成では、企業ごとに指定されたルールや書式が存在します。このような企業ごとのルールはシステムでは対応しきれないので、Excelがこれらの仕事を吸収するツールとなっています。
そこで問題となっていたのが作業時間です。システムで自動処理できれば数分で終わると思える仕事も、手作業では1日費やすこともあり大きな負担になっていました。また、Excelに入力したデータは個々のファイルから取り出すことが容易でないため、データの二次活用ができないことも課題としてありました。

森久保様は、以前から業務上の課題を認識されていたのですね。では、なぜForguncyでこれらの課題を解決しようと考えたのでしょうか。

前述した企業ごとのルールを基幹システムで対応しようとすると、あらゆる可能性を考慮し汎用性の高いシステムにしなければなりません。そのような要件を満たす改修となると膨大な工数が必要となり費用対効果は低いと判断しました。
そこですべての業務を基幹システム本体で賄うという発想をやめて、個別ルール対応のためのExcel業務を基幹から切り離し、データを二次活用できる「サブシステム」で課題を解決しようと考えました。

もともと、例外が発生しやすい業務なので、いつでも融通が利くように自分の手でシステム化したいとも考えていました。さらに理想を言うと、会社の業務にExcelが非常に浸透していましたので、Excelのように柔軟に帳票やレポートを作れ、かつデータはデータベースで管理できるような開発ツールを探し求めていました。

時々思い立ってはWebで検索しては見つからないといった日々が3年ほど続いて、ほぼ諦めかけていたときに見つけたのがForguncyでした。まさに「探していたツールはコレだ!」と感じ、すぐに評価版を試してみてイメージにぴったりだったことを実感しました。

Forguncyがリリースされる前からForguncyのようなツールを探していたのですね。 実際に使ってみた際にどのような点が森久保様のイメージにあっていたのでしょうか。

最初に試したのはSQL Serverとの接続です。これまで蓄積してきた業務データの二次活用が改善テーマの1つでしたので、既存の基幹システムのデータにアクセスできることが必要要件でした。テスト環境ではありましたが基幹のデータベースに全く不都合なしに接続でき、Forguncyでデータを表示できた時には感動しました。
ツール採用にあたってのポイントとして考えていたのは、Excelのイメージでシステム開発ができるという点でした。これについても、Excelと変わらない感覚で画面をデザインできてExcel関数も使えるForguncyは、これまでExcelで作り込んでいた帳票類、レポート、データ分析といった業務をそのまま再現できるものでした。
また、これまではレポート作成のために基幹のデータベースから抽出したデータをExcelのピボットテーブルで分析していたのですが、1年分のデータが100万行を超えるので、Excelで分割処理により集計すると時間がかかりともて活用できる状態ではありませんでした。これをForguncyで試したところ同じデータが難なく表示でました。もちろん期待はしていましたが、その期待を裏切らなかったForguncyには驚きの一言でした。

Forguncyの活用ポイント

実際のシステム開発はどのように進めたのでしょうか。

構想として稼働中の基幹システムにForguncyを同居させることは考えていませんでした。
ですので、Forguncyアプリケーションの運用環境を別に用意する必要がありました。実際には、社内のSQL Serverが基幹システムのデータベースと同期された環境となっており、このデータベースのフロントがForguncyで作成したアプリケーションという構成です。

 

システム開発はほぼ私一人で行っていますが、実際にシステムを利用する担当者にも動作を確認してもらい、不具合や使い難いところがあればすぐに修正するといった流れで行っています。これは、実際に動くアプリケーションを素早く作成できるForguncyだからこそできたことです。 そのため、仕様確定までのスピードが格段に速かったですし、ビジネスを一番よく知っている我々自身で仕様を決めているので、我々にとって使いやすいシステムを構築できています。 本来なら外注して開発するような業務システムが自分自身の手で内製化できているのはForguncyがなければ考えられませんでした。

<顧客別予実管理画面>

サブシステムの構築は継続的に行っていて完成したところから順次運用を進めています。最近では弊社のカスタマーセンター内での業務知識を共有する取り組みの一環で、業務マニュアルシステムもForguncyで作成しました。この業務マニュアルシステムには基幹システムと連携する仕組みがあり、基幹システムを呼び出すURLにパラメータをセットすることで、業務マニュアルシステムから顧客データを参照表示できるように工夫しました。

<カスタマーセンターの業務マニュアルシステム>

Forguncy 2 Update 1でページ遷移コマンドに追加された新機能でしょうか。セル参照で遷移先を指定する機能を早速ご利用いただいたのですね。 サブシステムの構築は継続されているとのことですが、今後の予定などありましたら教えてください。

これからファシリティに関するデータの分析などにも力をいれたいと思っており、将来予測といった付加価値の高い情報を顧客に提供していくことも考えています。
また、Forguncyを弊社の新しいビジネス展開の中で活用していくことも考えています。IT化が遅れExcelでの非効率な業務を強いられている弊社と同じような課題を抱えている企業は多くあります。このようなお客様のシステム化のお手伝いとして、弊社が培ってきたForguncyでのシステム構築のノウハウがお役に立てるのではと考えています。

将来に向けた明確なビジョンをお持ちなのですね。森久保様にForguncyをお取扱いただけるのであれば我々としても非常に心強いです。

最後になりますが、森久保様は株式会社日本ソリューションという新会社を設立し代表になられたそうですね。新会社の業務システムもForguncyで開発されているとか。

はい、そうです。日本ファシリティの子会社で主にLEDリニューアル、ソリューション事業を行っている株式会社日本ソリューションという会社を設立しました。 この会社の基幹システムもForguncyで作成しています。
商品管理、顧客管理、見積りから請求、支払いの経費管理など必要な処理はすべてForguncyでシステムを開発し運用しています。まだ開発途中のところもありますがスタートしてから1ヵ月足らずで、基盤となる部分はほぼ完成できました。

それにExcelの知識が活かせるのも私にとっては大きなメリットになっています。例えば、請求書を出力する際に、表の途中に小計行が必要なものがあります。この小計は、納品日につき最大10行で出力するという特殊な決まりがあって、こういった決まり(ビジネスロジック)もForguncy を使えばプログラムを書かなくても作ることができています。

Forguncyで小計行を表示する帳票を作成したのというのは初めて聞きました。プログラミングに匹敵する処理を実現できるツールであることの証明になったと思います。弊社としてもここまで活用していただけていることはうれしい限りです。

本日はお忙しいところどうもありがとうございました。

株式会社日本ファシリティ様について

本社所在地 〒060-0002
札幌市中央区北2条西1丁目10ピア2・1
主な事業 独自開発したWEBシステムを用いて、全国1700施設以上の施設管理を行っています。施設管理業務を一元管理し、管理コストの適正化、管理業務の効率化、情報の蓄積と活用を実現しています。また、不動産事業、リノベーション事業、オンラインショップ等による物品販売、ソリューション事業を行っています。
設立日 1991年3月25日
URL http://www.nifa.co.jp/

 

株式会社日本ソリューション様について

本社所在地 〒060-0002
札幌市中央区北2条西1丁目10ピア2・1
主な事業 ホテルや医療施設などのLEDリニューアル工事、照明・電材・家電・家具などの物品販売、各種システムの連携やForguncyを活用したシステム構築などを事業として行っています。
設立日 2016年6月1日

 

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