予実管理業務の課題

Excel管理による作業負担

各部門が予算用フォーマット(Excel)に入力した予算は、集計担当が手作業で1つのExcelにまとめて集計を行っており、予算編成の時期は担当者の負担となっていた。

予実の集計も同様にExcelを使用し、予算のExcelファイルと販売管理システムから出力した実績値から予実集計表を作成。この際、予算データと実績データのレイアウトが異なるためデータの加工が必要であり、これも担当者が手作業で行っていたことで大きな負担になっていた。

業務フローのイメージ



課題
  1. 各部門で作成された予算Excelの集約コスト
    各部門から提出されるExcelファイルを1つのExcelファイルに手作業で集約する必要があり負担が大きい
     
  2. 予算と実績データが分散管理されていることによる集計コスト
    ・ 予算Excelファイルと販売管理システムで管理された実績値を予実分析用に1つのファイルに集約
    ・ 予算と実績のデータ構造の違いによって手集計のコストが大きい
     
  3. 多様な可視化要望に応えるグラフ化コスト
    最終的に見せたい形式が部署や役職毎に異なるため、各々がそれぞれ見たい切り口でExcelを使って集計

 

Forguncyによる解決策

多重化しないデータの管理

  • データベースで予算データを管理
    予算の管理はExcelを使用せずにForguncyでシステム化することでデータを一元管理
     
  • 実績データはシステム連携によって参照
    Forguncyで作成したアプリケーションから直接販売管理システムの実績データを参照 ※

※ リンクテーブル機能により別システムのデータベースを参照可能

多重化しないデータの管理

多種多様なレイアウトを吸収

  • ビューの機能によりデータを整形
    複数テーブル(予算と実績)を組み合わせたビューを作成し、見たい集計結果の形にデータを整形
多種多様なレイアウトを吸収

見たい方法でのデータ表現

  • グラフによるデータの可視化
    グラフ機能により予実データをグラフ表示
     
  • 集計表を作れるピボットテーブル
    ピボットテーブルによって部門や科目等の見たい切り口での集計表を作成
見たい方法でのデータ表現

Forguncyによるシステム化

予算の入力と予実集計を自動化するシステムをForguncyで作成

システム構成イメージ

システム構成イメージ

画面イメージ

予実集計表

画面イメージ

グラフ表示

グラフ表示

導入効果

Excelのデータ集計/集約コストを大幅削減

  • 予算の入力をシステム化したことで、予算データの集計作業が不要に
    データベースによるデータの適正管理
    データ転記による多重管理が不要
     
  • 情報の一元的な管理
    常に最新の情報で集計可能
    システムでの予実集計
     
  • 手作業によるデータ加工が不要に

 

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