スケジュール表入力画面をForguncyで実現

あらゆる業務で利用されるExcelスケジュール表

製造現場では生産計画表、店舗などを持つ小売業では在庫管理表や発注計画表など、日単位や週単位でデータ入力が必要な業務は種々あります。こういった情報の管理がExcelで行われていることは珍しくなく、Excelシート上の横軸に日付、縦軸に入力項目を並べたスケジュール表を描いて、情報を入力していくといったことが行われています。

スケジュール表入力画面をForguncyで実現


上図のように横軸が日付のスケジュール表は、時系列の業務や日付毎に情報を管理する業務では、全体が俯瞰できるため視認性が良くあらゆるシーンで活用されています。

こういった情報の管理にExcelが使われるのは、Excelがどんなツールよりも柔軟で簡単に管理したい項目のスケジュール表を作れるからです。
しかし、Excelで作成したスケジュール表は、視認性の観点では優れていますが、ファイルでの管理となるため入力されたデータの活用という点では課題があります。
それは、入力データから作業指示書などの帳票を作成する場合、複数のExcelシートの情報を集めて集計する場合など、後工程で情報を活用するには人手を介してデータを別の表やシステムに転記が必要になるからです。

Excelスケジュール表によるデータ管理
  • 時系列の業務や日付毎に情報を管理する業務では視認性が良く活用しやすい
  • Excelならば、業種、業態、業務にあったスケジュール表を簡単に作れる
  • ただし、スケジュール表に入力されたデータの活用は人手を介す必要があり課題がある

Excelの視認性のままデータ活用できることが理想

課題となっているデータの活用をできるようにするには、データを取り出しやすい形で蓄積していくことが必要で、つまり構造化されたデータとしてデータベース化することがデータ活用につながります。
一方で、視認性に優れたスケジュール表のレイアウトは入力者の作業効率が高く、これまで行ってきた業務のやり方を変えたくないというのは、業務担当者にとっては至極当たり前の要望です。

しかし、データの活用とスケジュール表の画面を両立させるのは簡単ではない理由があります。
横軸に日付、縦軸に入力項目を並べたスケジュール表の構造は、一般的には「クロス集計表」とか「マトリックス表」と呼ばれ、データの集計結果を表すために用いられるもので、集計結果からシステム的に管理しやすい構造化されたデータ(テーブルデータ)を生成するのは単純ではないからです。

システム化が難しいExcelのスケジュール入力表
  • 視認性、効率性の観点からクロス集計表となるスケジュール表で入力は行いたい
  • しかし、クロス集計表から構造化されたテーブル型のデータに変換(データベース化)するのは難しい

Forguncyによる解決方法

Excelのピボットテーブルはご存知の通りクロス集計表を作成するための機能ですが、このピボットテーブルを作成する機能は、Forguncyにもあります。
しかし、ForguncyのピボットテーブルはExcelと異なる特徴を持っています。それは集計画面でありながらデータの入力が可能なことです。
また、もう1つExcelにはない特徴として、Excelのピボットテーブルは集計結果を表すテーブルのため値を持たないデータは当然表示されませんが、Forguncyでは値を持たない空のデータをセルに表示することができます。

Forguncyによる解決方法


例えば、発注業務で2月4日の発注データがなければ、Excelのピボットテーブルでは2月4日は表示されません。しかし、Forguncyのピボットテーブルでは、表示項目を定義しておくことでデータが空であっても、空のセルとしてピボットテーブル上に表示できます。
つまり、クロス集計表のレイアウトでありながら、未入力の列や行を表示でき、さらに入力もできるわけです。

Forguncyのピボットテーブルの特長
  • Forguncyのピボットテーブルは集計画面でありながらデータを入力できる
  • 値のない空データもセルに表示することができるため、データの新規入力が可能

活用例

飲食業の店舗における原材料発注業務
旧来Excelで行っていた原材料発注の入力を含む発注業務をForguncyでシステム化した例を紹介します。

システム導入前
各店舗は原材料発注をExcelの発注管理表に入力

発注管理表Excel

発注管理表Excel


  • 各店舗から本部に発注計画を提出
  • 本部はすべて各店舗の発注計画表を人手により集約
  • 集計結果を一括発注

システム導入後

  • 各店舗はForguncyで作成した原材料発注システムに発注数を入力
  • 各店舗の発注データが原材料発注システムに集約
  • 集計や発注書の生成などシステムで自動化

発注書システムの入力画面


発注書システムの入力画面

原材料発注数入力


Forguncyをもっとよく知る

Back to top